Nebenkostenabrechnung: Kontrolle ist besser

Jede zweite Aufstellung der Nebenkosten ist unvollständig oder falsch. Worauf Mieter und Vermieter achten sollten.

Für Mietrechtsexperten ist eine Nebenkostenabrechnung leichte Lektüre, für Laien ein undurchschaubares Zahlen­dickicht. Das hält manchen Mieter davon ab, sie Position für Position durchzugehen.

Dabei liegt der Fehler nicht immer im Detail. Er kann schon prinzipieller Natur sein, erklärt Falk Ostmann, Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht in der Kanzlei Dingeldein in Bickenbach: „Grundsätzlich trägt der Vermieter die Nebenkosten. Möchte er das nicht, muss er sie im Mietvertrag in rechtlich wirksamer Form auf den Mieter übertragen – was aber in etlichen Verträgen, vor allem Altverträgen, nicht der Fall ist.“

Pauschale oder Vorauszahlung

Für den Mieter heißt das, kurz gesagt: keine Übertragung, keine Nebenkosten. Hinzu kommt: Der Vermieter muss sich entscheiden, ob er dem Mieter die Nebenkosten in Form einer Pauschale oder einer Vorauszahlung berechnen möchte. Falk Ostmann stellt klar: „Eine Pauschale ist eine Pauschale – Nachforderungen darf es dann nicht geben. Und falls ein Vermieter im Vertrag beides ankreuzt, gilt meist die Pauschale.“

Ein Zettel mit einer hingekritzelten Zahl reicht nicht, Nebenkosten­abrechnungen müssen formalen Mindestanforderungen genügen. Unter anderem müssen das betreffende Mietobjekt und der Abrechnungszeitraum genau benannt werden. Für jeden umlagefähigen Posten müssen erstens die Gesamtkosten, zweitens der Umlageschlüssel und drittens der auf die einzelne Wohnung entfallende Anteil aufgeführt werden. Deadline ist spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes – für den Zeitraum 1.1. bis 31.12.2018 wäre es also der 31.12.2019. Hält der Vermieter diese Frist nicht ein, darf er anschließend keine Nachforderungen mehr stellen.

Einwände konkret benennen

Mieter, die an der Richtigkeit der Abrechnung zweifeln, sollten ihrem Vermieter alle Einwände so konkret wie möglich nennen. Auch für sie gilt die Einjahresfrist, erläutert Falk Ostmann: „Danach sind Reklamationen nicht mehr möglich.“ Apropos Frist: Bis wann müssen zu hohe Vorauszahlungen erstattet und Nachzahlungen geleistet werden? „Sofort, zeitnah“, sagt Jurist Falk Ostmann, „in der Praxis sind zwischen zwei und acht Wochen normal.“ Vermieter dürfen Erstattungen mit ausstehenden Mietzahlungen verrechnen – wenn es im Mietvertrag steht.

Dies sind die drei häufigsten Abrechnungsfehler:

Nr. 1: falscher Umrechnungsschlüssel. Vereinbart ist die Abrechnung nach Fläche, abgerechnet wird nach Personen.

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Nr. 2: pauschal statt verbrauchsabhängig. „Heizkosten zum Beispiel dürfen nicht pauschal, sie müssen zwingend nach Verbrauch berechnet und dafür ordnungsgemäß von Zählern erfasst werden“, sagt Mietanwalt Falk Ostmann.

Nr. 3: nicht umlagefähige Posten. „Instandhaltungskosten, also Wartungen, sind grundsätzlich umlagefähig, Instandsetzungskosten für Reparaturen oder einen Austausch nicht“, erklärt Fachanwalt Falk Ostmann, „auf diesen feinen Unterschied sollten Mieter achten.“ Auch das Hausgeld in einer Wohneigentümergemeinschaft darf nicht vollständig auf Mieter umgelegt werden.

Belege helfen bei der Prüfung

Je mehr Belege der Nebenkostenabrechnung beigefügt sind, desto nachprüfbarer wird sie. Der Vermieter ist aber nicht verpflichtet, jeden einzelnen Abrechnungsbeleg zu kopieren und dem Mieter zuzuschicken. „Wohnt er in der Nähe, ist es dem Mieter durchaus zumutbar, sich die Belege beim Vermieter anzuschauen“, sagt Falk Ostmann.

Es gibt keinen pauschalen „Grobcheck“, mit dem Mieter auf einen Blick erkennen können, ob die Nebenkostenabrechnung korrekt ist. Erhöhungen im Vergleich zum Vorjahr sind oft die Folge gestiegener Rohstoffpreise, erklärt Ostmann: „Geschätzte 5 % mehr pro Jahr können realistisch sein.“

Eine hohe Abrechnung nach Erstbezug kann darin begründet sein, dass ein Mieter einen ungewöhnlich hohen Verbrauch hat oder der Vermieter die Kosten zu niedrig eingeschätzt hat. Bei anhaltenden Zweifeln gilt: Ob und wo der Teufel im Detail steckt, zeigt sich manchmal weder auf den ersten noch auf den zweiten Blick – den vollen Durchblick bekommt mancher Mieter erst durch die Beratung beim Anwalt oder Mieterschutzverein. aw